CRM gata făcut sau personalizat: cum se ia decizia corectă

Alegerea între un CRM gata făcut și unul personalizat nu este o preferință tehnică. Este o decizie de afaceri privind unde merită ca firma să se adapteze și unde merită să investească în propriul software.

CRM-ul gata făcut oferă viteză, funcționalități testate și un risc inițial mai mic. CRM-ul personalizat poate surprinde procese speciale și poate crea un avantaj, dar necesită o investiție mai mare, un ownership clar al produsului și mentenanță continuă. Alegerea corectă depinde de particularitatea operațională a companiei, nu de cât de impresionantă pare fiecare soluție.

Ce este un CRM gata făcut

Un Argonstack CRM gata făcut este un produs folosit de multe companii și oferă funcționalități comune precum contacte, pipeline, sarcini, campanii, rapoarte și automatizări. Compania configurează sistemul fără a dezvolta nucleul de bază de la zero.

Această opțiune este potrivită atunci când procesul de vânzare poate fi descris prin etape clare, atunci când majoritatea nevoilor sunt acoperite de funcționalitățile existente și atunci când prioritatea este un start rapid. Este de asemenea o alegere solidă pentru organizațiile care nu doresc să își asume costul de întreținere a propriului produs.

Ce este un CRM personalizat

Un CRM personalizat este conceput special pentru funcționarea unei companii specifice. Poate integra reguli unice de tarifare, aprobări, producție, servicii, achiziții sau colaborare cu terți.

Abordarea personalizată are sens atunci când procesul face parte din valoarea competitivă a companiei și nu poate fi adaptat la un instrument gata făcut fără pierderi serioase. Are de asemenea sens atunci când CRM-ul trebuie să funcționeze ca strat central între ERP, aplicații pentru clienți, portaluri și date speciale.

Cinci criterii de decizie

1. Cât de unic este procesul

Dacă firma gestionează lead-uri, întâlniri, oferte și follow-up într-un mod relativ standard, soluția gata făcută este probabil suficientă. Dacă însă procesul include reguli complexe care afectează direct produsul sau marja de profit, dezvoltarea personalizată poate fi justificată.

2. Cât de repede trebuie să înceapă

Un CRM gata făcut poate fi pus în funcțiune mai rapid, cu condiția ca scope-ul să rămână controlat. Un CRM personalizat necesită discovery, planificare, dezvoltare, testare și o tranziție treptată. Dacă firma are nevoie de organizare imediată, este riscant să aștepte luni pentru o soluție viitoare perfectă.

3. Care este costul total de proprietate

În soluția gata făcută costul include abonamentele, configurarea și eventuale servicii suplimentare. În soluția personalizată include analiza, dezvoltarea, hosting-ul, monitorizarea, securitatea, remedierile, actualizările și suportul tehnic. Comparația trebuie făcută pe un orizont de cel puțin trei ani. Vedeți de asemenea cum se formează costul unui CRM în Grecia.

4. Ce integrări sunt necesare

Dacă conexiunile necesare există deja, soluția gata făcută obține un avantaj important. Dacă sunt necesare multe conexiuni speciale, iar furnizorul impune restricții tehnice, o arhitectură personalizată poate oferi mai mult control.

5. Cine va avea responsabilitatea produsului

CRM-ul personalizat are nevoie de un proprietar în interiorul companiei. Cineva trebuie să decidă prioritățile, să aprobe fluxurile, să evalueze schimbările și să mențină scope-ul. Fără acest rol, dezvoltarea se transformă într-o serie de cereri fragmentate.

Opțiunea hibridă

Multe companii nu trebuie să aleagă absolut între cele două soluții. Pot folosi un nucleu CRM gata făcut și pot dezvolta module speciale, portaluri sau integrări în jurul lui. Astfel păstrează viteza și stabilitatea produsului, investind doar în punctele care creează o diferențiere reală.

Soluția hibridă este adesea cel mai bun raport performanță-risc. Necesită însă o arhitectură clară și limite bine definite între produs, extensii și date.

Cele mai frecvente greșeli

Prima greșeală este dezvoltarea personalizată pentru că „firma noastră este diferită”, fără a demonstra exact ce proces creează valoare. A doua este achiziția unui CRM gata făcut, de mari dimensiuni, și încercarea de a activa toate funcționalitățile simultan. A treia este decizia luată doar pe baza prețului inițial. A patra este ignorarea exportului de date și a riscului de dependență de furnizor.

Regula practică de decizie

Începeți cu un CRM gata făcut atunci când acoperă cea mai mare parte a nevoilor critice și se poate conecta la sistemele de bază. Alegeți dezvoltarea personalizată atunci când procesul special este cu adevărat strategic, are o valoare economică clară și există un owner intern. Alegeți modelul hibrid atunci când aveți nevoie de un sistem de bază rapid și de funcționalități speciale limitate.

Argonstack dispune atât de CRM gata făcut, cât și de servicii de dezvoltare personalizată. Acest lucru permite ca alegerea să pornească de la problema de afaceri, nu de la nevoia de a promova o singură abordare tehnică. Atunci când decizia se ia mai târziu, checklist-ul de migrare CRM arată cum să treceți fără pierderi.

Pasul următor

Nu trebuie să decideți din intuiție tehnică. Analizăm procesul și propunem o abordare gata făcută, personalizată sau hibridă.

Întrebări frecvente

Este întotdeauna mai scump un CRM personalizat?

La început, de obicei da. În timp, poate fi rațional din punct de vedere economic atunci când înlocuiește multe licențe, susține un proces propriu critic sau reduce un cost operațional important. Acest lucru trebuie demonstrat printr-un business case.

Pot începe cu un CRM gata făcut și să schimb mai târziu?

Da, atâta timp cât există posibilitatea unui export curat de date și se evită dependențele inutile. O structură corectă a datelor de la prima zi face tranziția viitoare mai ușoară.

Când este o idee proastă un CRM personalizat?

Atunci când cerințele nu sunt clare, nu există un owner intern, bugetul disponibil acoperă doar prima versiune sau nevoile pot fi acoperite printr-o simplă configurare.